Isi
Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan,
percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi
untuk disampaikan kepada pihak lain.
Fungsi
Penyampaian
laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal
ini adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai
fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang
dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi
horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan
pembacanaya. Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi :
1. Fungsi Informatif
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan
merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca
laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan
Laporan
dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan
pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang
Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk
membuat keputusan di bagiannya sendiri.
Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan
pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan
sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi
syarat–syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah
laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang
ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai
bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c. Benar / akurat
Data
dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan
yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d. Sistematis
Laporan
harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang
teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang
sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh
unsur – unsur bahasa.
e. Objektif
Penulis laporan tidak boleh
memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap
netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
f. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi
informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi.
Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan rekomendasi
Yaitu
laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat
si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak
mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan
supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan analitis
Yaitu
laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat
atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.
Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan Pertanggungjawaban
Di
mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang
dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif)
Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor
menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju
penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative
dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
Laporan berbentuk Memo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
Laporan berbentuk naskah
Laporan
ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku,
dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
Laporan berbentuk Campuran
Laporan
ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat.
Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan
dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah
dilakukan.
Laporan berbentuk formulir.
Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan Periodik
Ditulis
dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula.
Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
Selasa, 29 Mei 2012
Sistematika Laporan
Sistematika Laporan
laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan. Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan. Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
Dasar - Dasar Laporan
Dasar – dasar membuat Laporan
a. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
c. Lengkap (complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :
#. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya
#. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
e. Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
f. Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
g. Harus ada proses timbal balik
a. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca
b. Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
c. Lengkap (complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :
#. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya
#. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
e. Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
f. Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
g. Harus ada proses timbal balik
a. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca
b. Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan
Pengertian Laporan
Pengertian Laporan
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi
karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan
merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan
antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara
atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan
bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban
akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang
suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu
berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang
disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang
dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri)
ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan
haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti
bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari
segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik
antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat
lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali
penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau
suatu tugas.
A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya
dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus
memenuhi syarat–syarat berikut ini.
1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak
memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat
dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat
suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat
diperlukan.
4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system
pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan
yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur
– unsur bahasa.
5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke
dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam
minilai sesuatu.
6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan
laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
B. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
Laporan
informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan
dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah
pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan
rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga
menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul
yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap
diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan analitis,
yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat
atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan
laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan
Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang
sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif).
Laporan Kelayakan
(feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara
mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
Laporan berbentuk
Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di
kalangan intern organisasi.
Laporan berbentuk
Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga
lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
Laporan berbentuk
naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format
buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
Laporan berbentuk
Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau
surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan
dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
Laporan berbentuk
formulir.
Laporan berbentuk
buku.
3. Waktu Penyampaian
Laporan
Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali
saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan Periodik;
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula.
Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
sumber:
http://nista-maja.blogspot.com/2011/05/laporan.html
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html<i><b><i><i><i><i></i></i></i></i></b></i></b></i>
Langganan:
Postingan (Atom)